Planifier un évènement d’entreprise, comment s’y prendre ?

 

Organiser un évènement requiert une véritable planification, et ne peut se faire à la légère. Voici les différentes étapes de l’organisation événementielle, qui vous permettront de vous assurer de la qualité et de l’efficacité de votre évènement d’entreprise.

Fixer les objectifs

La création d’un évènement se fait généralement par rapport aux besoins réels de la part de votre entreprise. Effectivement, il ne s’agit pas d’organiser un évènement d’entreprise pour la beauté du geste, mais bien de créer un évènement qui a eu lieu d’être, et vous permettra d’accomplir des objectifs précis. Vous devez donc vous poser les bonnes questions. Ainsi, définissez d’abord les raisons pour lesquelles vous envisagez de créer cet évènement. Voulez-vous lancer un nouveau produit, récompenser vos collaborateurs, faire connaitre votre entreprise à de nouveaux prospects ? Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous serez capable de déterminer quel est le public d’un évènement. Ce qui vous permettra de définir plus concrètement la nature de l’évènement que vous devez organiser.

Préciser la nature de l’évènement

Au moment de la planification de votre évènement professionnel, il est essentiel que vous puissiez déterminer sa nature. Il s’agit avant tout de proposer un évènement qui intéresse directement le public visé. À présent que vous connaissez votre objectif et votre public, réfléchissez au type d’évènement d’entreprise qui leur convient le mieux : conférence, repas, séminaire, présentation, voyage ou autres. En effet, les solutions sont nombreuses et dépendront avant tout de vos besoins. Pour organiser un évènement, vous devez évidemment réfléchir aux intervenants à inviter, mais aussi au sujet de l’évènement d’entreprise. Il est très important que vous trouviez un sujet pertinent, qui incite à la participation et que vos concurrents n’ont pas encore traité lors d’évènements proches du vôtre. Lorsque vous avez déterminé quel type d’évènement vous souhaitez mettre en place, il vous faudra vous tourner vers la partie logistique de l’organisation d’évènement.

Préparer l’évènement

La création du programme de l’évènement, l’invitation et la préparation des intervenants sont des étapes essentielles. Vous devez aussi penser à la mise en place logistiques notamment contacter le traiteur, acheter ou louer le matériel, préparer l’équipe des serveurs. Si vous choisissez d’organiser vous-même votre évènement professionnel, veillez à ce que tout soit organisé à la minute près, et pensez à briefer vos intervenants sur la nécessité de respecter le timing. Une fois votre évènement d’entreprise préparé dans les moindres détails, pensez à établir une checklist organisation évènement pour ne rien oublier d’important.